Von der Anmeldung bis zur Steuererklärung
Ein Leitfaden für grenzüberschreitend tätige Firmen

1. Warum eine klare Struktur für grenzüberschreitende Firmen wichtig ist

Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, profitieren von neuen Märkten, flexibleren Kostenstrukturen und steuerlichen Vorteilen. Doch die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen in verschiedenen Staaten können schnell zur Herausforderung werden.

Besonders Firmen, die zwischen Österreich, der Slowakei oder Rumänien operieren, müssen sich mit Anmeldepflichten, steuerlichen Vorgaben und Sozialversicherungsfragen auseinandersetzen. Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Schritte – von der Anmeldung bis zur Steuererklärung –, um rechtliche Fehler zu vermeiden und steuerliche Vorteile zu nutzen.

2. Die richtige Anmeldung: Wo muss eine Firma gemeldet werden?

Wer in einem anderen Land geschäftlich tätig wird, muss sich mit den dortigen Anmeldepflichten auseinandersetzen. Das gilt sowohl für neue Unternehmensgründungen als auch für die Expansion bestehender Firmen.

Darauf muss geachtet werden:

• Österreich: Firmen müssen sich beim Firmenbuch (Firmenbuchgericht), beim Finanzamt und gegebenenfalls bei der Sozialversicherung anmelden.
  
  Unser Tipp: Wer sich als ausländisches Unternehmen in Österreich niederlässt, sollte prüfen, ob eine Betriebsstätte entsteht – dies kann steuerliche Konsequenzen haben.


• Slowakei: Unternehmen müssen beim Handelsregister (Obchodný register), dem Finanzamt und gegebenenfalls bei der Sozialversicherungsanstalt angemeldet werden.
  
  Unser Tipp: Die Anmeldung eines Unternehmens in der Slowakei ist schneller und günstiger als in Österreich – eine Option für Unternehmerinnen und Unternehmer, die grenzüberschreitend tätig sind.


• Rumänien: Eine Firmenanmeldung erfolgt beim Zentralregister für Handel und Gewerbe (ONRC).
  Unser Tipp: Rumänien bietet besondere Steuervergünstigungen für Kleinunternehmen – wer plant, von dort aus zu operieren, sollte prüfen, ob die 1–3 % Umsatzsteuerregelung in Frage kommt.

3. Steuerliche Registrierung und Umsatzsteuerpflicht

Ein häufiger Stolperstein für grenzüberschreitende Unternehmen ist die steuerliche Registrierung. Abhängig vom Tätigkeitsumfang kann es erforderlich sein, sich in mehreren Ländern für Steuerzwecke registrieren zu lassen.

Darauf muss geachtet werden:

• Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer, VAT): In der EU gilt die Bestimmungslandbesteuerung – das heißt, die Umsatzsteuer wird in dem Land fällig, in dem die Leistung erbracht wird.
  
  Unser Tipp: Wer regelmäßig Dienstleistungen oder Waren ins Ausland verkauft, sollte prüfen, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) in mehreren Ländern nötig ist.


• Reverse-Charge-Verfahren nutzen: In vielen Fällen kann die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen, was die eigene Abwicklung erleichtert.
  
  Unser Tipp: Wer grenzüberschreitend tätig ist, sollte sich mit dem Reverse-Charge-Verfahren vertraut machen, um unnötige Umsatzsteuerpflichten zu vermeiden.


• Zusätzliche Steuerpflichten für Betriebsstätten: Wenn eine Firma eine feste Geschäftseinrichtung in einem anderen Land hat, kann sie dort steuerpflichtig werden.
  
  Unser Tipp: Wer eine Betriebsstätte vermeiden möchte, sollte seine Geschäftstätigkeit und Vertragsstrukturen vorab prüfen lassen.

4. Sozialversicherungspflichten: In welchem Land gelten sie?

Ein großes Problem für grenzüberschreitend tätige Firmen ist die Sozialversicherungspflicht für Mitarbeitende und Geschäftsführende. In welchem Land Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen, hängt von mehreren Faktoren ab.

Darauf muss geachtet werden:

• Grundsatz: Sozialversicherung im Tätigkeitsland: Wer in einem Land arbeitet, ist dort sozialversicherungspflichtig.


• Entsendungen mit A1-Bescheinigung: Mitarbeitende, die vorübergehend in einem anderen Land arbeiten, können mit einer A1-Bescheinigung weiterhin in ihrem Heimatland sozialversichert bleiben.
  
  Unser Tipp: Unternehmen sollten A1-Bescheinigungen vor Arbeitsbeginn beantragen, um eine doppelten Sozialversicherungspflicht zu vermeiden.


• Besondere Regelungen für Geschäftsführer: In Österreich unterliegen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer oft der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS), während in der Slowakei oder Rumänien je nach Gehaltssituation unterschiedliche Regelungen gelten.
  
  Unser Tipp: Wer Geschäftsführungsfunktionen in mehreren Ländern übernimmt, sollte sich steuer- und sozialversicherungsrechtlich beraten lassen.

5. Buchhaltung und Steuererklärung: Welche Fristen gelten?

Jedes Land hat eigene Regeln für die Buchhaltung und Steuererklärung. Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen die jeweiligen Pflichten in jedem Land beachten.

Darauf muss geachtet werden:

• Österreich: Steuererklärung bis 30. Juni des Folgejahres, doppelte Buchhaltungspflicht für Kapitalgesellschaften (GmbH).


• Slowakei: Steuererklärung bis 31. März des Folgejahres, Möglichkeit der Verlängerung um drei Monate.


• Rumänien: Steuererklärung monatlich oder vierteljährlich, je nach Unternehmensgröße.
  
  Unser Tipp: Unternehmen sollten sich frühzeitig um Steuerberater in jedem Land kümmern, um Fristen einzuhalten und steuerliche Vorteile zu nutzen.

6. Vermeidung von Steuerfallen und Optimierungsmöglichkeiten

Jedes Land bietet bestimmte Steuervergünstigungen oder Sonderregelungen, die Unternehmen nutzen können.

Dazu gehören:

• Standortwahl nach steuerlichen Vorteilen (z. B. Körperschaftsteuer in Rumänien nur 16 %)


• Reinvestition von Gewinnen zur Steuerersparnis
  
  Unser Tipp: Wer regelmäßig grenzüberschreitend tätig ist, sollte eine langfristige steuerliche Strategie entwickeln, um unnötige Kosten zu vermeiden.